In Anlehnung an Artikel 233 MwStSystRL in der ab dem 01.01.2013 geltenden Fassung sind Papier- und elektronische Rechnungen ab dem 01. Juli 2011 umsatzsteuerrechtlich gleich zu behandeln. Bisher wurden auf elektronischem Weg übermittelte Rechnungen umsatzsteuerlich nur anerkannt, wenn eine qualifizierte elektronische Signatur oder ein EDI-Verfahren verwendet wurden. Das Bundesministerium der Finanzen hat auf die entsprechende Neufassung des § 14 Abs. 1 und 3 UStG mit BMF-Schreiben vom 02. Juli 2012 reagiert und die Anforderungen an die Übermittlung elektronischer Rechnungen und deren Verwaltung und Speicherung definiert.

Eine elektronische Rechnung ist nach § 14 Abs. 1.8 UStG n. F. eine Rechnung, die in einem elektronischen Format ausgestellt und empfangen wird. Rechnungen können auch per E-Mail (ggf. mit Bilddatei- oder Textdokumentenanhang) übermittelt werden. Auch diese Rechnungen berechtigen zum Vorsteuerabzug.

Langfristig muss der Unternehmer Vorsorge treffen, dass die elektronisch übermittelten Rechnungen über den gesamten Aufbewahrungszeitraum den gesetzlichen Anforderungen genügen. Über die Dauer von 10 Jahren müssen Echtheit der Herkunft, Unversehrtheit des Inhalts und Lesbarkeit der Rechnung gewährleistet sein. Nachträgliche Änderungen sind nicht zulässig.

Gebräuchlich ist in der Praxis der Rechnungsausdruck auf Papier und die Aufnahme in die Buchhaltung. Für die Umsatzsteuer-Nachschau wird dies nicht genügen. Wurden die der Umsatzsteuernachschau unterliegenden Sachverhalte betreffenden Unterlagen mit Hilfe eines Datenverarbeitungssystems erstellt, hat der Unternehmer dem Amtsträger auf Verlangen Einsicht in die gespeicherten Daten zu gewähren. Es reicht nicht aus, wenn der Unternehmer nur entsprechende Papierausdrucke aus dem Datenverarbeitungssystem bereitstellt.

Soweit erforderlich, ist der Amtsträger befugt, das Datenverarbeitungssystem des Unternehmers zu nutzen.

Die praktische Umsetzung dürfte insbesondere dem steuerpflichtigen noch vor erhebliche Probleme stellen. Die schnelle Entwicklung im EDV-Programmbereich lässt die Frage aufkommen, ob es in 10 Jahre noch Programme geben wird, mit denen heute erfasste Daten gelesen werden können. Dabei obliegt es im Aufgabenbereich des Unternehmers, dafür Sorge zu tragen, dass dies der Fall ist.

 

Rechtsanwalt und Fachanwalt für Steuerrecht

Johannes Zimmermann

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